Kapitel 9 von 16
Der Pflichten-Assistent
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Ein Zusatzmodul: Sie fragen in normaler Sprache, der Assistent antwortet auf Grundlage Ihrer Pflichten — und zeigt, wenn eine Pflicht in Ihrem Kataster fehlt.
9.1 Öffnen und fragen
- Auf der Pflichten-Seite unten rechts den runden Knopf Assistent drücken.
- Frage in das Feld Frage zu Ihren Pflichten… (keine personenbezogenen Daten) eintippen (max. 2000 Zeichen).
- Mit der Eingabetaste senden; Umschalt+Eingabe macht einen Zeilenumbruch.
Beispiele, die die Anwendung selbst vorschlägt: „Wir errichten eine neue Produktionsanlage — welche Pflichten aus unserem Kataster greifen jetzt?", „Wie weise ich die Gefährdungsbeurteilung nach?", „Wann ist eine arbeitsmedizinische Vorsorge anzubieten?"
9.2 Wie Sie die Antwort lesen
- Blau umrandete Marken sind Pflichten aus Ihrem Kataster — ein Klick springt zur Pflicht und klappt sie auf. Ein grüner Haken bedeutet „erledigt".
- Bernsteinfarbene Marken sind Pflichten, die nicht in Ihrem Kataster stehen. Sie sind nicht klickbar und tauchen unten als Vorschlag wieder auf.
- Unter der Antwort stehen Genannte Pflichten (worauf sich die Antwort stützt) und gegebenenfalls Offen (was er nicht klären konnte).
- Der Fußtext lautet: „Hinweise zur Umsetzung, keine Rechtsberatung."
9.3 Lücken schließen nur Admin
Fehlende Pflichten erscheinen im Block Nicht in Ihrem Kataster — Vorschlag des Assistenten, nach Gesetz gruppiert. Dort steht je Gruppe, ob das Gesetz schon im Kataster liegt. Admins haken die gewünschten an und drücken n ins Kataster übernehmen; fehlende Gesetze kommen automatisch mit, die Pflichten starten auf „ausstehend".
Nicht-Admins sehen stattdessen: „Zum Aufnehmen von Gesetzen und Pflichten wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator."
9.4 Ein ganzes Gesetz durchprüfen
Nach einer Übernahme bietet der Assistent an: Weitere Pflichten aus <Gesetz> prüfen. Er arbeitet dann im Hintergrund alle übrigen Pflichten dieses Gesetzes durch — in Blöcken zu 100, bis zu 1500 Pflichten. Sie können den Assistenten dabei schließen.
Das Ergebnis unterscheidet vier Gruppen: trifft zu (vorausgewählt), unklar (mit Begründung, „Unklar — bitte selbst entscheiden"), nicht zutreffend (ausklappbar) und nicht beurteilt.
Fehlt ihm eine Angabe, erscheint ein bernsteinfarbener Kasten „Eine Rückfrage des Assistenten" mit ja / nein oder einem kurzen Freitext. Ihre Antworten werden als geklärte Fakten zu Ihrem Unternehmen gespeichert und wirken über dieses eine Gespräch hinaus — sie verbessern künftige Beurteilungen. Nur Admins dürfen antworten.
9.5 Datenschutz
Im Assistenten steht dauerhaft: „Der Assistent kennt weder den Namen Ihres Unternehmens noch Personen und sieht nur die Pflichten Ihres Katasters. Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten ein; E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Namen werden vor der Verarbeitung entfernt. … Die Verarbeitung erfolgt bei den im Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 4) genannten Anbietern in den USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln; Ihre Eingaben werden dort nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet."
Der Gesprächsverlauf gilt nur für die Sitzung; Neues Gespräch verwirft ihn. Fragetexte werden nach 30 Tagen gelöscht.