Kapitel 14 von 16
Einstellungen, Team, Historie
6 Abschnitte · 6 Bildschirmfotos
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Unter Einstellungen liegen sechs Reiter. Zwei davon sehen alle, vier nur Administratoren in ihrer Heimatorganisation.
14.1 Profil alle
Feld Anzeigename (höchstens 80 Zeichen), Knopf Speichern. Der Name erscheint überall dort, wo Sie als Person auftauchen: in der Kopfzeile, bei Zuweisungen, in der Historie und im Gesetzesmonitor.
Ein Feld dafür gibt es hier bewusst nicht. Melden Sie sich ab und nutzen Sie auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? — das ist der vorgesehene Weg. Ein Konto selbst löschen können Sie ebenfalls nicht; das erledigt Ihr Administrator oder IQI.
14.2 Unternehmen nur Admin
- Unternehmensname
- Höchstens 120 Zeichen. Erscheint in Exporten und im Kopf der Berichte.
- Logo
- Logo hochladen (später Ersetzen) und Entfernen. Höchstens 8 MB, alle gängigen Bildformate; SVG nur ohne externe Verweise. Das Logo erscheint danach in der Kopfzeile und in allen Exporten.
- Corporate Identity
- Sechs Farbfelder im Format #RRGGBB: Primärfarbe (Knöpfe, Links, aktive Reiter), Primär dunkel, Primär hell, Primär mittel, Sekundärfarbe und Sekundär dunkel (beide nur für Dokumente). Speichern & anwenden färbt die Anwendung sofort — für alle Mitglieder Ihrer Organisation. Zurücksetzen stellt die IQI-Standardfarben in den Feldern wieder her (speichert aber noch nicht).
14.3 Newsletter nur Admin
Abholzeitpunkt — zwei Möglichkeiten:
- Standard — 1. Mittwoch im Monat, 09:00 Uhr, mit dem Abstand Monatlich, Alle 2 Monate, Vierteljährlich, Halbjährlich oder Jährlich.
- Eigener Zeitplan: „ab [Datum] um [Uhrzeit] Uhr, alle [Zahl] [Tage/Wochen/Monate/Jahre]".
Darunter steht immer der nächste Termin im Klartext. Der Zeitplan ist kalendergetrieben — er driftet nicht, und ein verpasster Termin wird genau einmal nachgeholt. Ein von IQI außer der Reihe versendeter Newsletter (Sonderausgabe) verschiebt Ihren Plan nicht.
Eigene Spalten im Report (bis zu 15): Zusatzspalten wie „Standort", „Kostenstelle" oder „interne Priorität". Sie erscheinen im Excel-Statusreport und als Eingabefelder im Gesetzesmonitor.
Der Verteiler ergibt sich automatisch, ein An/Aus je Person gibt es nicht:
- Admins bekommen immer die vollständige Ausgabe — mit Excel-Statusreport im Anhang (bei gebuchtem Bewertungs-Modul) und auch dann, wenn es nichts Neues gibt.
- Nutzer bekommen nur Änderungen zu Regelungen, die ihnen zugewiesen sind (siehe 7.3) — und gar keine Mail, wenn nichts davon betroffen ist.
Abbestellen läuft über den Administrator: Er passt die Zuweisungen an. Der Hinweis dazu steht am Fuß jeder Mail.
14.4 Historie nur Admin
Newsletter-Archiv
Jede versendete Ausgabe wird vollständig abgelegt — Betreff, komplette Mail, Excel-Anhang und Empfängerliste. Je Zeile gibt es drei Knöpfe:
- Nachlesen — öffnet die Mail genau so, wie sie versendet wurde, inklusive Empfängerliste mit Vermerk „zugestellt" bzw. „nicht zustellbar".
- HTML — lädt die Mail als Datei herunter.
- Excel — lädt den Original-Statusreport (nur wenn die Ausgabe einen hatte).
Gelöscht wird nichts, überschrieben auch nicht — einen Lösch-Knopf gibt es nicht.
Aktivität
Protokolliert wird jede inhaltliche Änderung: Regelungen und Stoffe aufnehmen, entfernen, aktualisieren, Kommentare, Pflichten aufnehmen, bestätigen, ändern, aufteilen, Quellen verknüpfen, eigene Tags anlegen, ändern, löschen sowie Wiederherstellungen. Je Zeile: Zeitpunkt (Ortszeit), farbige Kategorie, Person, Aktion, Objekt und die konkret geänderten Felder („Status: Ausstehend → Erledigt").
Filter: Suchfeld, Alle Aktivitäten, Alle Personen, Gesamter Zeitraum / 7 / 30 / 90 Tage. Die Ansicht zeigt die 300 jüngsten Ereignisse; der Export (Excel, CSV, PDF) enthält dagegen alle Ereignisse des gewählten Zeitraums.
Der Export übernimmt nur den Zeitraum — Suchtext, Kategorie und Person wirken nicht auf die Datei. Und: Die Zeiten im Export stehen in UTC, am Bildschirm dagegen in deutscher Ortszeit; im Sommer sind das zwei Stunden Unterschied.
Nicht in der Historie stehen: der Bearbeitungsstand im Gesetzesmonitor, der Newsletter-Versand selbst (der steht im Archiv), An- und Abmeldungen sowie Änderungen an den Einstellungen.
Stand wiederherstellen
Der Knopf Stand wiederherstellen setzt Kataster und/oder Pflichten auf einen früheren Zeitpunkt zurück — falls etwas versehentlich entfernt oder überschrieben wurde.
- Zeitpunkt wählen (frühestens gestern 23:59 — der laufende Tag ist nicht wählbar).
- Bereich wählen: Kataster (Gesetze, Stoffe, Tags) und/oder Pflichten.
- Vorschau anzeigen drücken. Sie sehen genau, was passieren würde: „n zurückgeholt", „n entfernt", „n zurückgesetzt" — je Bereich und mit den betroffenen Feldern.
- n Änderungen ausführen drücken. Eine zusätzliche Sicherheitsabfrage gibt es nicht — die Vorschau ist die Bestätigung.
Wiederhergestellt werden Zugehörigkeit und Ihre eigenen Felder (Kommentar, Tags, Zuständigkeit, Verteiler, Status, Turnus, Maßnahme, Notiz, Teil-Bezeichnung). Nicht angefasst werden Erledigungs-Protokolle, verknüpfte Quellen und Verwaltungsdaten. Der Lauf selbst steht danach in der Historie und lässt sich durch eine erneute Wiederherstellung rückgängig machen.
14.5 Team nur Admin
Die Kacheln zeigen Plätze belegt und Pflichten-Plätze belegt jeweils als „belegt / gebucht". Die Zahl der Plätze legt IQI fest.
Ein Mitglied einladen
- E-Mail-Adresse in das Feld unter Mitglied einladen eintragen.
- Rolle wählen: Nutzer (Vorgabe) oder Admin.
- Bei gebuchtem Pflichten-Modul optional das Kästchen Pflichten ankreuzen — das nimmt die Person sofort in den Pflichten-Verteiler auf.
- Einladen drücken. Rückmeldung: „Einladung an … ist unterwegs."
Die eingeladene Person bekommt eine Mail mit einem Link zum Setzen des Passworts (7 Tage gültig). Ihr Anzeigename wird zunächst aus der Adresse abgeleitet und kann später im Profil geändert werden.
Rolle und Pflichten-Zugang ändern
In der Tabelle direkt über die Auswahlfelder — die Änderung wirkt sofort, ohne Rückfrage und ohne erneutes Anmelden. Zwei Sperren schützen Sie: die eigene Rolle lässt sich nicht ändern, und „Der letzte Administrator kann nicht zurückgestuft werden."
Ein Mitglied entfernen
Knopf Entfernen, dann die Rückfrage: „„<Name>" aus Ihrer Organisation entfernen? Der Zugang wird deaktiviert; IQI kann ihn bei Bedarf wiederherstellen." Alle laufenden Sitzungen dieser Person enden sofort, der Platz wird frei.
Nachfolge planen
Für den geordneten Übergang, wenn jemand das Unternehmen verlässt: Nachfolge… in der Zeile der ausscheidenden Person.
- E-Mail der Nachfolgerin oder des Nachfolgers eintragen, optional den Namen.
- Datum und Uhrzeit wählen (vorbelegt: morgen, 08:00; höchstens 366 Tage im Voraus).
- Nachfolge planen drücken und die Rückfrage bestätigen.
Zum Stichtag geschieht automatisch: Der alte Zugang wird abgemeldet und deaktiviert, der neue angelegt (oder ein bestehendes Mitglied übernimmt), Rolle, Pflichten-Zugang, alle zugewiesenen Pflichten und alle Änderungsmitteilungen gehen über, und die neue Person bekommt die Willkommensmail. Die Zahl der belegten Plätze bleibt gleich. Solange die Nachfolge noch nicht ausgeführt ist, können Sie sie über Abbrechen zurücknehmen.
14.6 Konto alle
Hier stehen der Lizenzstatus (z. B. Lizenz aktiv oder Keine Module gebucht), Ihre Module im Klartext, Ihre Heimatorganisation und der Satz „Die Lizenz Ihrer Organisation wird von IQI verwaltet." Ganz unten steht die Version der Anwendung — praktisch, wenn Sie etwas melden. Der Knopf Abmelden beendet die Sitzung auf allen Geräten.