Kapitel 16 von 16
Nachschlagen: Meldungen, Grenzen, Fragen
4 Abschnitte
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Der Nachschlageteil: was eine Meldung bedeutet, welche Grenzwerte gelten und was häufig gefragt wird.
16.1 Meldungen und was sie bedeuten
Anmeldung und Sitzung
| Meldung | Bedeutung / was tun |
|---|---|
| „Ihre Sitzung ist abgelaufen oder wurde auf einem anderen Gerät beendet. Bitte melden Sie sich erneut an.“ | Steht auf der Anmeldeseite, wenn Ihre Sitzung endet, während die Anwendung offen ist: weil sich jemand — meist Sie selbst — mit demselben Konto woanders an- oder abgemeldet hat, nach einem Passwortwechsel, nachdem Ihr Administrator Ihre Rolle geändert hat, nach mehr als 14 Tagen Pause oder am Ende einer Testwoche. Neu anmelden. |
| „Zu viele Login-Versuche. Bitte 5 Minuten warten." | Fünf Fehlversuche aus Ihrem Netz. Kurz warten. |
| „Zu viele Login-Versuche für dieses Konto. Bitte 15 Minuten warten.“ neu | Zehn Fehlversuche mit derselben Adresse. 15 Minuten warten; ein neues Passwort über Passwort vergessen? hebt die Sperre nicht früher auf (2.2). |
| „Ihr Kataster wird noch eingerichtet. Sie erhalten eine E-Mail, sobald es freigegeben ist.“ | Das Kataster ist noch nicht freigegeben — oder der Vertrag ist beendet und der Zugang bis zur Löschung gesperrt (14.6). |
| „Passwort muss mindestens 10 Zeichen haben.“ / „Passwort darf höchstens 72 Zeichen (Byte) lang sein.“ | Länge anpassen (2.3). |
| „Der Link ist abgelaufen. Einen neuen fordern Sie auf der Anmeldeseite über „Passwort vergessen?“ an.“ neu | Der Link aus der Mail ist abgelaufen: Reset-Links gelten eine Stunde, Einladungen 7 Tage, die Erst-Einrichtung durch IQI 14 Tage. Über Neuen Link anfordern darunter einen neuen holen. |
| „Der Link ist ungültig oder wurde bereits verwendet.“ neu | Jeder Link gilt nur einmal. Ebenfalls über Neuen Link anfordern einen neuen holen. |
| „Verifikation fehlgeschlagen. Link ungültig oder abgelaufen.“ | Haben Sie den Bestätigungslink schon einmal benutzt, ist Ihre Adresse bestätigt — melden Sie sich an. Ist er abgelaufen (24 Stunden), registrieren Sie sich noch einmal (2.4). |
| „Zu viele Registrierungsversuche. Bitte in einer Stunde erneut versuchen.“ | Mehr als zwei Registrierungen mit derselben Adresse oder fünf aus demselben Netz in einer Stunde. Später noch einmal versuchen. |
| „Ihr Testzugang …“ neu | Anmeldung außerhalb der gebuchten Testzeit, nach der letzten gebuchten Woche oder nach Beendigung durch IQI — die vier Meldungen stehen in 2.8. |
Berechtigungen und Module
| Meldung | Bedeutung / was tun |
|---|---|
| „Schreibzugriff erfordert Admin-Rolle in dieser Organisation" | Die Aktion ist Admins vorbehalten. Bitten Sie Ihren Administrator. |
| „Modul 'basis' nicht gebucht" / „Modul 'pflichten' nicht gebucht" | Das Modul ist für Ihre Organisation nicht gebucht — IQI ansprechen. |
| „Das Modul 'pflichten' ist Ihnen nicht zugewiesen." | Gebucht, aber Sie stehen nicht im Pflichten-Verteiler: Einstellungen → Team. |
| „Alle Pflichten-Plätze Ihrer Organisation sind belegt (x/y)." | Kontingent erschöpft — entweder jemanden abwählen oder Plätze bei IQI buchen. |
| „Nur Admins können Tags zuweisen" | Eigene Tags pflegen ist Admin-Sache. |
| „Nicht Ihre Heimatorganisation — Einstellungen sind nur in Ihrer Heimatorganisation möglich." | Sie arbeiten gerade in einer fremden Organisation. Über den Wechsler zurückwechseln. |
| „Im Testzugang steht die Teamverwaltung nicht zur Verfügung.“ neu | Ein Testzugang hat genau einen Zugang; Einladen und Nachfolge gibt es dort nicht (2.8). |
Beim Arbeiten
| Meldung | Bedeutung / was tun |
|---|---|
| „Gesetz bereits im Kataster" / „Pflicht bereits im Tracking" | Der Eintrag liegt schon bei Ihnen — nichts zu tun. |
| „Diese Pflicht ist mit demselben Wortlaut an derselben Fundstelle schon im Tracking" | Eine gleichlautende Fassung dieser Pflicht ist schon aufgenommen (8.3) — nichts zu tun. |
| „Regelung entfernt — N getrackte Pflichten wurden mit entfernt." | Mit der Regelung sind ihre Pflichten aus der Maßnahmenliste gegangen (7.4). War das ein Versehen: Einstellungen → Historie → Stand wiederherstellen mit beiden Bereichen, Kataster und Pflichten (14.4). |
| „Es gibt im Kataster schon ein Dokument mit diesem Namen — bitte einen anderen Namen wählen" | Beim Hochladen oder Umbenennen eines Dokuments für eigene Pflichten: Der Name ist schon vergeben. Einen anderen wählen (8.9). |
| „Bitte höchstens 20 Dateien auf einmal wählen.“ neu | Beim Hochladen eigener Pflichten: höchstens 20 PDFs je Auswahl (8.9). |
| „Dieser Name kommt in der Auswahl mehrfach vor.“ / „Bitte einen Namen eingeben.“ neu | Im Dialog Dokument hochladen braucht jede Datei einen eigenen Namen (8.9). |
| „keine PDF-Datei – wird übersprungen“ / „Datei ist leer – wird übersprungen“ / „zu groß (max. 20 MB) – wird übersprungen“ neu | Diese Datei wird nicht hochgeladen, die übrigen schon (8.9). |
| „Dieses Dokument ist schon im Kataster (als „…“). …“ neu | Dieselbe Datei wurde schon hochgeladen, und daraus stehen Pflichten oder offene Vorschläge im Kataster. Dort weiterarbeiten (8.9). |
| „Dieses Dokument wird gerade schon ausgelesen (als „…“) – bitte das Ergebnis abwarten.“ neu | Dieselbe Datei ist schon in der Auswertung. Abwarten. |
| „Fehler: Verarbeitung fehlgeschlagen — IQI wurde informiert.“ | Die Auswertung eines hochgeladenen Dokuments ist gescheitert. Sie können es noch einmal hochladen (8.9). |
| „Für dieses Kataster läuft gerade eine Übertragung der Tags. …“ neu | Ein anderer Admin überträgt gerade Tags (8.13). Der Dialog zeigt den Fortschritt; danach erneut versuchen. |
| „Die Übertragung wurde unterbrochen. Bitte noch einmal starten – es wird nur ergänzt, schon übertragene Tags bleiben.“ neu | Tags übernehmen noch einmal ausführen (8.13). |
| „Details konnten nicht geladen werden." | Die ausführlichen Texte einer aufgeklappten Pflicht kamen nicht an (8.5). Pflicht zu- und wieder aufklappen — das versucht es erneut. |
| „Diese Pflicht wird in einer Gruppe durch ihre Leitpflicht vertreten …" | Status, Turnus und Maßnahme an der Leitpflicht pflegen. |
| „Datei zu gross (max. 20 MB)." / „Dateityp nicht erlaubt (PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX)." | Nachweis verkleinern oder umwandeln. |
| „Entwerten braucht einen Grund (mind. 3 Zeichen)." | Beim Entwerten eines Nachweises ist eine Begründung Pflicht. |
| „Integritätsfehler: Datei-Hash weicht vom Nachweis ab" | Die hinterlegte Datei stimmt nicht mehr mit ihrer Prüfsumme überein. IQI informieren. |
| „Der Assistent ist gerade ausgelastet. Bitte versuchen Sie es später erneut." | Vorübergehend; die Frage bleibt im Feld stehen. |
| „Export fehlgeschlagen." | Noch einmal versuchen; bleibt es dabei, mit weniger Spalten oder engerem Filter probieren. |
| „Keine Treffer für die aktuellen Filter." | Filter zurücksetzen — die Daten sind da, nur ausgefiltert. |
| „Keine Fundstelle im Wortlaut für „…"." | Volltextsuche: das Wort steht in keinem Paragraphen. Anderen Begriff versuchen oder das Häkchen Volltextsuche abwählen und über den Titel suchen. |
| „Tag-, CELEX- und DGUV-Filter gelten in der Volltextsuche nicht" | Kein Fehler, sondern ein Hinweis hinter der Trefferzahl: diese Filter wirken auf den Wortlaut nicht (Kapitel 6). |
| „Geber-Filter gilt in der Volltextsuche nicht — alle Geber" | Dasselbe für DGUV und BAuA: die Fundstellen kommen aus allen Gebern. |
| „Der Gesetzestext dieser Pflicht hat sich geändert — IQI prüft, ob sie weiter zur Gruppe gehört." | Die Pflicht ist aus einer zusammengelegten Gruppe herausgefallen. Bis IQI entschieden hat, gilt Ihr eigener Stand (8.6). |
| „Der Text einer Pflicht dieser Gruppe hat sich geändert — IQI prüft die Zuordnung." | Dasselbe aus Sicht der noch bestehenden Gruppe. |
16.2 Grenzen und Zahlen auf einen Blick
| Wo | Grenze |
|---|---|
| Passwort | mindestens 10, höchstens 72 Zeichen (Byte) |
| Sitzung | bis zu 14 Tage Pause ohne neue Anmeldung (jede Nutzung verlängert); nur eine Sitzung je Person; im Testzugang höchstens bis Freitag 18:00 Uhr |
| Testzugang | Montag 08:00 bis Freitag 18:00 Uhr je gebuchter Woche; nur Modul Kataster; ein Zugang |
| Anmeldeversuche | 5 Fehlversuche je Netz in 5 Minuten, 10 je Adresse in 15 Minuten |
| Reset- und Bestätigungsmails | höchstens zwei je Adresse und Stunde; weitere Anforderungen verschicken nichts, die Seite meldet trotzdem dasselbe |
| Registrierung | zwei je Adresse, fünf je Netz und Stunde |
| Bestätigungslink / Reset-Link / Einladung / IQI-Willkommen | 24 Stunden / 1 Stunde / 7 Tage / 14 Tage |
| Nachweis-Datei | 20 MB, Typen PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX; 10.000 Nachweise je Organisation |
| PDF für eigene Pflichten | bis zu 20 Dateien auf einmal, je 20 MB, nur PDF; Name des Dokuments höchstens 120 Zeichen, im Kataster und in der Auswahl eindeutig; Texterkennung gescannter Seiten höchstens 30 Seiten je Dokument |
| Eigene Pflicht | Titel 300 Zeichen, Fundstelle 200 Zeichen |
| Aufgeteilte Pflicht | höchstens 20 Teile, Bezeichnung 80 Zeichen |
| Assistent | Frage 2000 Zeichen, Rückfrage-Antwort 300 Zeichen; Ableitung bis 1500 Pflichten je Gesetz |
| Gesetzesmonitor | Maßnahme 4000 Zeichen, Zusatzspalte 500 Zeichen |
| Newsletter | bis zu 15 eigene Spalten, Spaltenname 60 Zeichen; Turnus höchstens 100 Jahre |
| Logo | 8 MB |
| Historie | Ansicht 300 Ereignisse; Export vollständig |
| Änderungen | 366 Tage rückwärts |
| Suche in der Datenbank | ab 3 Zeichen; 30 Gesetze je Nachladung |
| Volltextsuche | ab 3 Zeichen; 20 Fundstellen je Nachladung, Ausschnitt 3 Zeilen |
| Suche innerhalb eines Gesetzes | ab 2 Zeichen, bis zu 50 Treffer |
| Formulare | 200 Einträge je Formular, 600 Felder, 4000 Zeichen je Feld |
| Anzeigename / Unternehmensname / Tag-Name | 80 / 120 / 40 Zeichen |
16.3 Häufige Fragen
- Ich sehe ein Schloss am Menüpunkt — was nun?
- Das Modul ist nicht gebucht. Der Knopf IQI kontaktieren auf der Erklärseite öffnet das Kontaktformular mit dem passenden Anliegen.
- Warum sehe ich weniger Pflichten als meine Kollegin?
- Sie sind wahrscheinlich Nutzer, nicht Admin — dann sehen Sie nur die Ihnen zugewiesenen Pflichten. Der Hinweis steht unter der Überschrift.
- Ich habe eine wiederkehrende Pflicht auf „Erledigt" gesetzt, und sie steht wieder auf „Ausstehend".
- Genau so ist es gedacht: Die Erledigung wurde protokolliert, und der nächste Turnus läuft bereits. Unter dem Turnus steht „Letzte Bestätigung: …".
- Ich habe einen Kommentar geschrieben, aber keinen Speichern-Knopf gefunden.
- Kommentare und Notizen speichern automatisch, sobald Sie das Feld verlassen. Achten Sie auf „Speichert…" und danach auf den Zeitstempel.
- Eine Pflicht steht plötzlich auf „Ausstehend", obwohl wir sie erledigt hatten.
- Klappen Sie die Pflicht auf und suchen Sie den Block Früher zusammengelegt. Sie war Teil einer Gruppe; die Erledigung steht an der früheren Leitpflicht und wird im Block als „letzte Erledigung am …" genannt. Der Grund der Trennung sagt Ihnen, ob wirklich neu gearbeitet werden muss (8.6).
- Bei einer Pflicht kann ich Status und Turnus nicht ändern.
- Dann trägt sie die Marke vertreten durch … — geführt wird sie an ihrer Leitpflicht. Ein Klick auf die Fundstelle im Block Zusammengelegte Pflichten bringt Sie dorthin. Notiz, Tags und Nachweise können Sie trotzdem hier hinterlegen. Nach einer Wiederherstellung (14.4) kann die Marke auch an einer Pflicht stehen bleiben, obwohl keine Gruppe sie mehr führt — dann wenden Sie sich an IQI.
- Ich suche eine Formulierung, finde aber nichts.
- Die normale Suche in der Datenbank sieht nur Titel und Kürzel an. Setzen Sie das Häkchen Volltextsuche neben dem Suchfeld — dann wird im Wortlaut jedes Paragraphen gesucht (Kapitel 6). Achten Sie auf den Hinweis hinter der Trefferzahl: Rechtsgebiet, Dokumenttyp und CELEX-Nummer wirken dort nicht.
- Der Link, den ich geteilt habe, zeigt keinen Gesetzestext.
- Der Teilen-Link führt auf die öffentliche Vorschau — Kopfdaten und Gliederung, kein Volltext. Wer den Text braucht, braucht ein Konto (kostenlos für die Datenbank).
- Über der Liste steht „30 Gesetze", ich habe aber mehr.
- Das ist die Zahl der geladenen Einträge. Mit Weitere Gesetze laden kommen die nächsten dazu. Eine Gesamttrefferzahl zeigt die Anwendung nicht.
- Kann ich einen Nachweis löschen?
- Nein — nur ein Admin kann ihn mit Begründung entwerten. Datei und Historie bleiben erhalten. Das ist gewollt: So bleibt die Dokumentation prüfungsfest.
- Wir haben aus Versehen halb das Kataster gelöscht.
- Einstellungen → Historie → Stand wiederherstellen: Zeitpunkt wählen, Vorschau ansehen, ausführen (siehe 14.4). Spätestens gestern 23:59. Mit den Regelungen sind auch ihre Pflichten gegangen — wählen Sie deshalb beide Bereiche, Kataster und Pflichten (Pflichten nur mit eigenem Pflichten-Zugang; sonst hilft ein Admin, der ihn hat, oder IQI).
- Nach dem Entfernen einer Regelung fehlen Pflichten in der Maßnahmenliste.
- Das ist so gewollt: Eine Regelung nimmt ihre getrackten Pflichten mit, wenn sie aus dem Kataster entfernt wird; darauf weist schon die Rückfrage hin (7.4). Zurück holen Sie beides wie in der Frage darüber, mit beiden Bereichen.
- An der Pflicht steht eine Frist, aber das Dashboard zeigt keine Fälligkeit.
- Die Frist laut Gesetz ist noch kein Termin. Gezählt und erinnert wird nur, was Sie unter Turnus (eigene Planung) planen. Solche Pflichten finden Sie über den Chip Frist ohne Termin; nennt das Gesetz ein Datum, übernehmen Sie es mit einem Klick als Stichtag (8.7).
- Eine Kollegin verlässt das Unternehmen.
- Nutzen Sie Nachfolge… im Reiter Team — dann gehen Rolle, Pflichten und Änderungsmitteilungen automatisch auf die Nachfolge über (siehe 14.5).
- Wo ist der Dunkelmodus?
- Den gibt es nicht. Anpassbar sind die Farben Ihres Unternehmens unter Einstellungen → Unternehmen.
- Ich habe auf eine Mail des Rechtskatasters geantwortet — kommt das an?
- Ja. Antworten gehen an das Support-Postfach rechtskataster@iqi-gmbh.de, auch wenn die Mail von einer Versandadresse kam (2.6).
- Mein Einladungslink ist abgelaufen.
- Nutzen Sie auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? — oder den Link Neuen Link anfordern, der nach Zugang einrichten unter der Meldung zum abgelaufenen Link steht. Sie bekommen einen neuen Link (eine Stunde gültig), auch wenn Sie noch nie ein Passwort hatten (2.5).
- Wie bekommen unsere Pflichten die Tags ihrer Regelungen?
- Neu aufgenommene Pflichten erben sie automatisch. Für den Bestand drückt ein Admin in der Pflichtenliste Tags übernehmen — es wird nur ergänzt, nichts entfernt (8.13).
- Können wir unsere Gefährdungsbeurteilungen einlesen?
- Ja — als Admin über Eigene Pflicht aufnehmen mit der Art Gefährdungsbeurteilung. Die Maßnahmen mit Handlungsbedarf werden Vorschläge, mit Termin, Priorität und Wirksamkeitskontrolle (8.14).
- Unser Testzugang lässt sich nicht öffnen.
- Testzugänge sind nur in den gebuchten Wochen von Montag 08:00 bis Freitag 18:00 Uhr offen. Die Meldung beim Anmelden sagt, wann er wieder öffnet — oder dass er abgelaufen bzw. beendet ist; dann hilft IQI (2.8).
- Wie melde ich einen Fehler?
- Brief-Symbol oben rechts, Anliegen „Etwas funktioniert nicht". Bei einer Fehlerseite klappen Sie bitte Technische Einzelheiten für den Support auf und fügen den Text ein.
16.4 Kleines Glossar
- Kataster
- Ihre Sammlung der geltenden Regelungen und Stoffe.
- Regelung / Geber
- Ein Gesetz, eine Verordnung, eine Verwaltungsvorschrift, eine DGUV-Vorschrift oder eine technische Regel; der „Geber" ist die erlassende Ebene (EU, Bund, Land, Kommune, DGUV, BAuA).
- Standard-Tag / eigener Tag
- Standard-Tags (Rechtsgebiete) vergibt IQI; eigene Tags legen Sie selbst an.
- Kritikalität
- Wie verbindlich eine Pflicht ist: kritisch, verpflichtend, Leitlinie, empfohlen, Hinweis.
- Turnus
- Ihre eigene Terminplanung zu einer Pflicht (laufend, einmalig, wiederholend).
- Frist ohne Termin
- Die Regelung — bei eigenen Pflichten das Dokument — nennt eine Frist, an der Pflicht ist aber noch kein Termin geplant. Erinnert und im Dashboard gezählt wird erst der geplante Termin.
- Leitpflicht
- Führt eine Gruppe gleichlautender Pflichten; dort wird der Stand gepflegt.
- Vertretene Pflicht
- Ein Mitglied einer solchen Gruppe. Status und Turnus laufen an der Leitpflicht, Notiz, Tags und Nachweise bleiben eigen.
- Entbunden
- Eine Pflicht, die aus einer Gruppe herausgefallen ist und wieder ihren eigenen Stand führt. Erkennbar an der Marke bis TT.MM.JJJJ vertreten.
- Volltextsuche
- Suche im Wortlaut aller Paragraphen statt in Titel und Kürzel. Häkchen neben dem Suchfeld der Datenbank.
- Nachweis
- Die Datei, die die Erfüllung einer Pflicht belegt. Nicht löschbar, nur entwertbar.
- Synopse
- Die Gegenüberstellung alter und neuer Fassung einer geänderten Vorschrift.
- Berichtigung
- Eine Korrektur am Wortlaut der amtlichen Fassung, ohne dass ein neues Änderungsgesetz dahintersteht. Erscheint unter Änderungen, im Newsletter und im Gesetzesmonitor.
- Gefährdungsbeurteilung (GBU)
- Die Beurteilung der Gefährdungen an Arbeitsplätzen nach dem Arbeitsschutzgesetz, auch zu Mutterschutz und Gefahrstoffen. Als PDF eingelesen, werden ihre Maßnahmen mit Handlungsbedarf als Vorschläge für eigene Pflichten vorgelegt (8.14).
- Wirksamkeitskontrolle
- Die Bestätigung, dass eine Maßnahme aus einer GBU wirkt — mit Datum und Person an der Pflicht vermerkt.
- Stoffeinstufung
- Die geänderte Einstufung (WGK oder CLP) eines Stoffs aus Ihrem Stoff-Kataster. Erscheint unter Änderungen, im Newsletter und im Gesetzesmonitor.
- Ausgabe
- Ein Newsletter-Versand — im Gesetzesmonitor die zugehörige Arbeitsliste.
- Pflichten-Verteiler
- Die Personen, die das Modul Pflichten sehen und Pflichten zugewiesen bekommen können.
- Testzugang
- Ein Probezugang mit nur dem Modul Kataster, offen in den gebuchten Wochen von Montag 08:00 bis Freitag 18:00 Uhr.
- Heimatorganisation
- Die Organisation, zu der Ihr Zugang gehört. Nur dort gibt es die Organisations-Einstellungen.
- WGK / CLP / GHS
- Wassergefährdungsklasse nach AwSV; europäische Einstufung und Kennzeichnung von Chemikalien mit den bekannten Gefahrenpiktogrammen.