Praxisleitfaden · Pflichtenmodul
Pflichten in den Griff bekommen.
„Das sind ja unglaublich viele Pflichten" — das hören wir oft, wenn ein Kataster zum ersten Mal vollständig vor jemandem liegt. Die Zahl kommt nicht von uns, sie kommt vom Gesetzgeber. Neu ist nur, dass sie jetzt sichtbar ist. Diese Seite zeigt, in welcher Reihenfolge Sie die Liste abarbeiten, welche Pflichten überhaupt einen Termin brauchen — und wie aus einem großen Stapel ein Wochentermin von zwanzig Minuten wird.
Eine Pflicht ohne Termin verlangt heute nichts von Ihnen. Ein verstrichener Stichtag dagegen lässt sich nicht nachholen. Wer die Liste von oben nach unten abarbeitet, arbeitet gegen den Zufall der Sortierung; wer nach Fälligkeit vorgeht, hat nach einer Woche das Dringende erledigt und danach ein System, das sich selbst meldet. Merksatz für die Praxis: Termin schlägt Kritikalität, Kritikalität schlägt Menge.
Vier Arten von Pflichten — nur zwei davon brauchen einen Termin.
Die Anwendung kennt vier Frist-Kategorien. Sie stehen im Filter Fristen / Turnusse und sind der wichtigste Hebel, um die Liste zu ordnen. Erst innerhalb einer Kategorie entscheidet die Kritikalität — kritisch und verpflichtend vor Leitlinie, empfohlen und Hinweis.
| Rang | Kategorie | Woran Sie sie erkennen | Wann Sie sie anfassen | Aufwand |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Stichtag / einmalig | Ein festes Datum — aus dem Gesetz oder aus Ihrer eigenen Planung. | Zuerst. Ein verstrichener Stichtag lässt sich nicht nachholen. | endlich |
| 2 | wiederkehrend | Prüfung, Unterweisung, Begehung, Bericht — alles mit Intervall. | Direkt danach. Einmal terminieren, dann erinnert das System. | dauerhaft, aber planbar |
| 3 | anlassbezogen | Greift erst bei einem Ereignis: Neubau, Unfall, Wechsel eines Gefahrstoffs, Personalwechsel. | Zuständigkeit klären, Turnus auf „Permanent (laufend)" stehen lassen. Nicht terminieren. | nur im Ereignisfall |
| 4 | permanent (laufend) | Zustandspflichten: vorhalten, kennzeichnen, bereithalten, dulden. | Zum Schluss. Einmal prüfen, Nachweis hinterlegen, auf „Erledigt". | einmalig |
Der Rang oben ist die Abarbeitungsreihenfolge, nicht die Reihenfolge im Filter — dort steht wiederkehrend zuerst. Die gesetzliche Turnus-Art liefert IQI mit der Pflicht aus; Ihre eigene Planung tragen Sie darüber hinaus im Feld Turnus (eigene Planung) ein — beides kann voneinander abweichen. Turnus, Termine und Erinnerungen im Handbuch →
Tag 1, dreißig Minuten: Überblick statt Durchlesen.
Bevor Sie die erste Pflicht anfassen, verschaffen Sie sich ein Bild der Lage. Dafür gibt es zwei Ansichten — und in keiner davon müssen Sie etwas lesen, was nicht dringend ist.
Das Dashboard beantwortet die drei Fragen, die am Anfang zählen: Wie viele Pflichten sind überfällig, wie viele werden in den nächsten sieben Tagen fällig, wie viele haben noch niemanden? Die Kachel Fälligkeiten teilt in überfällig, fällig bald und im Plan; die Kachel Zuweisung stellt zugewiesen gegen offen. Notieren Sie sich diese drei Zahlen — sie sind Ihre Ausgangslage und nach vier Wochen Ihr Beleg dafür, dass die Arbeit gewirkt hat.
- Zähler oben in der Pflichtenliste: „N Pflichten im Tracking" — die Gesamtzahl, mehr nicht.
- Chip „Fällig sofort" (roter Punkt): Termin heute oder in der Vergangenheit.
- Chip „Fällig diese Woche" (gelber Punkt): Termin in den nächsten ein bis sieben Tagen.
- Beide Chips sind gerechnet, nicht gespeichert — erledigte, archivierte und terminlose Pflichten zählen nie mit.
Ist einer der beiden Chips leer, ist in dieser Kategorie nichts offen. Zwei Klicks, die die gefühlte Menge auf die tatsächliche Dringlichkeit zurückführen. Kapitel Dashboard →
Woche 1: die Stichtage. Was ein Datum hat, kommt zuerst.
Bei Stichtagen lässt sich organisatorisch am wenigsten reparieren: Eine jährliche Unterweisung holen Sie nach und der Turnus läuft weiter — ein verstrichener Anzeige- oder Meldetermin ist dagegen verstrichen. Der Fristverstoß selbst bleibt in beiden Fällen bestehen.
- In der Pflichtenliste Filter öffnen.
- Unter Alle Fristen / Turnusse den Wert Stichtag / einmalig wählen. Die Liste zeigt je Wert die Trefferzahl, unten steht „n von m Pflichten sichtbar".
- Den Schalter Nach Fälligkeit sortieren setzen — früheste zuerst, terminlose ans Ende.
- Optional zusätzlich Kritikalität auf kritisch stellen, wenn die Liste noch zu lang ist.
- Je Pflicht aufklappen und zwei Felder setzen: Zugewiesen an (die verantwortliche Person) und unter Turnus (eigene Planung) die Auswahl Einmalig mit dem Stichtag. Die Auswahl speichert sofort.
Ohne zuständige Person gehen Vorwarnung und Fälligkeitsmeldung an alle Administratoren. Das funktioniert, erzeugt aber genau das Gefühl, gegen das dieser Leitfaden geschrieben ist: jede Mail betrifft irgendwie alle und deshalb niemanden. Mit Zuweisung bekommt die Mail einen Adressaten — und die Überfälligkeits-Eskalation nach sieben Tagen bleibt die Ausnahme statt der Regel.
Woche 2 bis 4: wiederkehrende Pflichten einmal terminieren.
Der Schritt kostet ein paar Minuten je Pflicht — und danach meldet sich das System, statt dass Sie sich erinnern müssen.
Filter auf wiederkehrend stellen, dann je Pflicht im Feld Turnus (eigene Planung) die Auswahl Wiederholend treffen und beides setzen: Intervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) und die nächste Fälligkeit. Beides ist Pflicht — sonst steht dort „Intervall und Fälligkeit wählen — wird dann gespeichert" und es passiert nichts.
- Vorwarnung — ein bis sieben Tage vor Fälligkeit an die zuständige Person.
- Fällig — am Termin bis sechs Tage danach, an dieselbe Person.
- Überfällig — ab sieben Tagen Überschreitung, danach wöchentlich an alle Administratoren.
- Zuteilung — sofort bei jeder neuen Zuweisung (nicht bei Selbstzuweisung).
Setzen Sie eine wiederkehrende Pflicht mit Intervall und Termin auf Erledigt, passiert dreierlei gleichzeitig: Die Erledigung wird mit Person und Datum protokolliert, die nächste Fälligkeit rückt um ein Intervall weiter — bei Überfälligkeit so oft, bis der Termin in der Zukunft liegt —, und der Status springt zurück auf Ausstehend. Das ist kein Fehler, sondern der nächste Zyklus. Rechts steht danach „Letzte Bestätigung: Datum · Name". Einmalige und laufende Pflichten bleiben dagegen auf Erledigt stehen.
Anlassbezogene Pflichten bekommen in diesem Schritt bewusst keinen Termin: Der Turnus bleibt auf Permanent (laufend) stehen. Sie erhalten eine zuständige Person und, wenn nötig, eine interne Notiz mit dem auslösenden Ereignis („bei Neuanschaffung einer Anlage prüfen"). Permanente Pflichten prüfen Sie einmal, hinterlegen den Nachweis und setzen sie auf Erledigt — dort bleiben sie stehen.
Monat 1: Zuständigkeiten verteilen — aus einer Liste werden viele kurze.
Gegen das Gefühl der Überforderung hilft weniger die Automatisierung als die Aufteilung. Zweihundert Pflichten auf einem Schreibtisch sind ein Berg; auf acht Schreibtischen sind sie eine Aufgabe.
Die Dashboard-Kachel Zuweisung zeigt, wie viele Pflichten noch offen sind — also ohne verantwortliche Person. Im Filter der Pflichtenliste finden Sie dieselbe Menge über Alle Zuweisungen → „— niemand —". Zuweisbar sind nur Personen im Pflichten-Verteiler; steht jemand nicht darin, meldet die Anwendung das im Klartext und nennt den Weg über den Team-Tab.
- Nicht-Admins sehen nur ihre eigenen Pflichten — auch im Export und im Dashboard. Niemand bekommt eine Liste, die ihn nichts angeht.
- Eigene Tags (Standort, Bereich, Anlage, Prüfjahr) schneiden die Liste ein zweites Mal zu — sechs Farben, wirken auch an Gesetzen und Stoffen.
- Pflicht aufteilen, wenn dieselbe Anforderung mehrere Empfänger hat: je Standort ein Teil mit eigenem Status, Turnus und Nachweis, bis zu zwanzig Teile.
- Nachfolge planen, wenn jemand das Unternehmen verlässt — statt Zuweisungen einzeln umzuhängen.
Dauerbetrieb: zwanzig Minuten in der Woche, eine Dreiviertelstunde im Monat.
Nach der Ersteinrichtung wird aus dem Projekt eine Routine. Diese drei Termine reichen — alles andere kommt von selbst per Mail.
Wöchentlich · ~20 Minuten
PflichtenChip Fällig sofort öffnen, dann Fällig diese Woche. Erledigtes abhaken, Nachweis hochladen, bei Verzögerung eine interne Notiz setzen. Ziel ist nicht die leere Liste, sondern dass nichts unbemerkt rot wird.
Monatlich · ~40 Minuten
GesetzesmonitorDie aktuelle Ausgabe durchgehen: Was ist relevant, was ist Information, was ist für uns nicht relevant? Aus relevanten Änderungen entstehen neue Pflichten oder geänderte Fundstellen — und damit die einzige planmäßige Zuwachsquelle Ihrer Liste.
Quartalsweise · ~30 Minuten
DashboardDie drei Zahlen von Tag 1 erneut ablesen: überfällig, in sieben Tagen fällig, offen ohne Zuweisung. Zwei davon sollten nach unten gehen — und die Kachel Nachweispflicht sagt Ihnen, wie groß der Teil Ihres Katasters ist, der im Audit belegt sein will. Ein Gesprächspunkt fürs Managementreview.
Die Menge kleingerechnet — an einem Beispiel.
Nicht die Gesamtzahl der Pflichten erzeugt Arbeit, sondern die Zahl der Termine. Der Unterschied ist erheblich.
Beispielrechnung zur Veranschaulichung, keine Auswertung Ihres Katasters. Die tatsächliche Verteilung sehen Sie im Filter Fristen / Turnusse: Dort steht je Kategorie die Trefferzahl. Diese vier Zahlen sind die belastbarste Aufwandsschätzung für Ihr Haus — belastbarer als jede Faustregel von außen.
Nachweise gleich mitnehmen — sonst machen Sie die Arbeit zweimal.
Der Aufwand im Audit entsteht selten beim Erledigen, sondern beim Wiederfinden. Deshalb gehört der Beleg an die Pflicht, nicht in einen Ordner.
Nachweispflichtige Pflichten tragen in der Zeile das Schild nachweispflichtig und aufgeklappt den Hinweis „Dokumentationspflicht — hinterlegen Sie hier den zugehörigen Nachweis". Über + Nachweis hinterlegen laden Sie PDF, PNG, JPG, DOCX oder XLSX bis 20 MB hoch, jeweils mit optionalem Kommentar. Je Nachweis werden Dateiname, Größe, hochladende Person, Datum und eine Prüfsumme geführt.
- Nicht löschbar — das ist Absicht. Ein Administrator kann einen Nachweis nur mit Begründung entwerten; der Eintrag bleibt durchgestrichen stehen, Datei und Historie bleiben erhalten.
- Prüfsumme beim Download — stimmt sie nicht, verweigert das System die Datei.
- Gruppenwirkung — ein Nachweis an der Leitpflicht gilt für die ganze zusammengelegte Gruppe.
- Export für den Auditor — die Maßnahmenliste als Excel mit Kürzel, Fundstelle, Pflicht, Maßnahme, Kritikalität, Status, Zuständigkeit, Turnus, nächster Fälligkeit und letzter Erledigung.
Vier Stellen, an denen Anwender regelmäßig stutzen.
„Status lässt sich nicht ändern"
Die Pflicht trägt die Marke vertreten durch <Fundstelle>. Sie wird von einer Leitpflicht geführt — Status, Turnus und Zuständigkeit pflegen Sie dort. Notizen, eigene Tags und eigene Nachweise bleiben hier trotzdem möglich.
„Ausstehend, obwohl erledigt"
Entweder ist es eine wiederkehrende Pflicht, die nach der Erledigung in den nächsten Zyklus gesprungen ist — oder sie ist aus einer Gruppe herausgefallen. Der Block Früher zusammengelegt nennt Zeitraum, frühere Leitpflicht, Trennungsgrund und den damaligen Stand.
„Uns fehlt bestimmt etwas"
Der Pflichten-Assistent — ein buchbares Zusatzmodul — beantwortet Fragen auf Grundlage Ihres Katasters und markiert bernsteinfarben, was dort nicht steht. Administratoren übernehmen fehlende Pflichten mit einem Klick; das zugehörige Gesetz kommt mit.
„Der Bescheid steht nirgends"
Behördliche Auflagen und Verträge sind keine Gesetze — sie kommen über Eigene Pflicht aufnehmen als PDF herein und werden als Vorschläge vorgelegt. Was Sie freigeben, verantworten Sie; die Marke ⚠ ungeprüft markiert Zitate, die im Dokument nicht wiedergefunden wurden.
Spickzettel
Welche Frage in welcher Ansicht.
Acht Fragen, die im Alltag immer wieder auftauchen — und der kürzeste Weg zur Antwort.
| Frage | Wo Sie klicken | Nachlesen |
|---|---|---|
| Was ist diese Woche fällig? | Pflichten → Chip „Fällig diese Woche" | Handbuch → |
| Was ist überfällig? | Pflichten → Chip „Fällig sofort" | Handbuch → |
| Welche Pflichten hat noch niemand? | Dashboard → Kachel „Zuweisung" | Handbuch → |
| Welche Stichtage stehen an? | Pflichten → Filter „Fristen / Turnusse" | Handbuch → |
| Welche Pflichten verlangen einen Nachweis? | Pflichten → Filter „Alle Pflicht-Typen" → Dokumentationspflicht; zusätzlich trägt jede betroffene Zeile das Schild „nachweispflichtig" | Handbuch → |
| Was hat sich rechtlich geändert? | Gesetzesmonitor → aktuelle Ausgabe | Handbuch → |
| Fehlt uns eine Pflicht? | Pflichten → Knopf „Assistent" (Zusatzmodul) | Handbuch → |
| Was zeigen wir dem Auditor? | Pflichten → „Export" (Maßnahmenliste) | Handbuch → |
FAQ
Häufige Fragen zum Pflichtenmodul
Warum sind es so viele Pflichten?
Weil der Gesetzgeber sie so geschrieben hat. Eine einzige Verordnung enthält oft zwanzig oder mehr einzelne Anforderungen — prüfen, dokumentieren, unterweisen, melden, aufbewahren. Rechtskataster erfindet keine Pflichten, es macht die vorhandenen sichtbar und zählbar. Die Zahl ist damit keine Erfindung der Software, sondern das erste ehrliche Bild Ihrer Rechtslage. Handhabbar wird sie über die Reihenfolge: Nur die Pflichten mit Termin verlangen kurzfristig etwas von Ihnen.
Womit fange ich an, wenn alles gleichzeitig offen ist?
Mit den beiden Fälligkeits-Chips über der Liste. „Fällig sofort" zeigt alles, dessen Termin heute oder in der Vergangenheit liegt, „Fällig diese Woche" die nächsten ein bis sieben Tage. Diese beiden Filter sind Ihre Arbeitsliste für heute. Alles andere hat Zeit — und die Reihenfolge danach lautet: Stichtag, wiederkehrend, anlassbezogen, permanent.
Muss ich jede Pflicht einzeln terminieren?
Nein. Anlassbezogene Pflichten bekommen bewusst keinen Termin — sie greifen erst bei einem Ereignis. Permanente Pflichten ebenfalls nicht; sie sind Zustandspflichten. Einen Turnus brauchen nur Stichtage (einmalig mit Datum) und wiederkehrende Pflichten (Intervall plus nächste Fälligkeit). Wie groß dieser Anteil bei Ihnen ist, zeigt der Filter „Fristen / Turnusse" mit der Trefferzahl je Kategorie.
Was passiert, wenn ich eine wiederkehrende Pflicht auf „Erledigt" setze?
Drei Dinge auf einmal: Die Erledigung wird mit Person und Datum protokolliert, die nächste Fälligkeit rückt um ein Intervall weiter — bei Überfälligkeit so oft, bis der Termin in der Zukunft liegt —, und der Status springt zurück auf „Ausstehend". Das ist kein Fehler, sondern der Start des nächsten Turnus. Einmalige und laufende Pflichten bleiben dagegen auf „Erledigt" stehen.
Wer bekommt die Erinnerungs-Mails?
Die Vorwarnung (ein bis sieben Tage vorher) und die Fälligkeitsmeldung gehen an die zuständige Person; ist keine zugewiesen, an alle Administratoren. Ab sieben Tagen Überschreitung erinnert das System wöchentlich alle Administratoren. Eine neue Zuweisung wird sofort gemeldet. Erledigte, archivierte und terminlose Pflichten erinnern nie — und nur Personen im Pflichten-Verteiler bekommen diese Mails überhaupt.
Eine Pflicht steht auf „Ausstehend", obwohl wir sie erledigt haben — warum?
Vermutlich war sie Teil einer zusammengelegten Gruppe und ist daraus herausgefallen. Klappen Sie die Pflicht auf: Im Block „Früher zusammengelegt" steht, bis wann sie durch welche Leitpflicht vertreten wurde, warum getrennt wurde und wie der Stand der Gruppe damals war. Die Arbeit ist nicht verloren — sie steht an der früheren Leitpflicht. Ob Sie neu abarbeiten müssen, hängt vom Trennungsgrund ab: Bei „Text geändert" lohnt der Blick in den neuen Wortlaut.
Wie viele Pflichten sind pro Woche realistisch zu bearbeiten?
Nicht die Gesamtzahl entscheidet, sondern die Zahl der Termine. Ein Kataster mit 200 Pflichten, von denen 70 wiederkehrend sind, erzeugt bei überwiegend jährlichen und halbjährlichen Intervallen grob hundert Fälligkeiten im Jahr — also etwa zwei pro Woche. Die Ersteinrichtung ist der Aufwand, der Dauerbetrieb ist ein Wochentermin von rund zwanzig Minuten.
Wie bekomme ich Pflichten aus einem behördlichen Bescheid ins System?
Über „Eigene Pflicht aufnehmen" laden Administratoren ein PDF hoch (max. 20 MB). Die Anwendung liest daraus Pflichten heraus und legt sie als Vorschläge vor — Titel, Beschreibung und Kritikalität sind dort direkt bearbeitbar; Frist, Adressat und Fundstelle stehen als Anzeige daneben. Jeder Vorschlag wird einzeln freigegeben, verknüpft oder verworfen. Die Auswertung erfolgt per KI; die Vorschläge sind Vorschläge, verantwortet wird die Freigabe von Ihnen.
Rechtskataster.com ist die organisatorische Grundlage Ihres Compliance-Managements und ersetzt keine Rechtsberatung im Sinne des RDG.
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Wenn Sie tiefer einsteigen wollen.
Kapitel 8: Pflichten
Jedes Feld, jeder Filter, jede Marke der Maßnahmenliste — mit Bildschirmfotos.
Zum KapitelKapitel 9: Pflichten-Assistent
Fragen statt suchen — und ein ganzes Gesetz auf Betroffenheit durchprüfen lassen.
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